Rekisterin pitäjä:

Saura-säätiö sr.
1733423-4
Seminaarinkatu 10
98120 Kemijärvi
040 159 0479

Rekisterin nimi
1. Saura-säätiön asiakastilastointijärjestelmä, PARty
2. KunnonSyyni
3. Saura-säätiön ryhmäpalvelurekisteri, Hellewi
4. Saura-säätiön kotipalvelu -asiakastietorekisteri

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
1. Saura-säätiön asiakastilastointijärjestelmä PARty: Jukka Hakola
2. KunnonSyyni tietojärjestelmä: Jukka Hakola
3. Saura-säätiön ryhmäpalvelurekisteri Hellewi: Jukka Hakola
4. Saura-säätiön kotipalvelu -asiakastietorekisteri: Heinz Trapp

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

1. Asiakastilastointijärjestelmä PARty
Määrällisenä tilastointi- ja asiakastietojärjestelmänä käytössä on valtakunnallinen asiakastilastointijärjestelmä PARty. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen ja hallintaan sekä kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin liittyen. Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää asiakasprosessin toteuttamisen
lisäksi palveluntuottajan, hallinnoivien tahojen ja yhteistyökumppanien tilastotietojen keräämisessä.
2. KunnonSyyni
Laadullisena asiakastietojärjestelmänä on käytössä palveluiden tilaajan (Kemijärven kaupunki) edellyttämä KunnonSyyni. KunnonSyyni on tietojärjestelmä, joka
välittää, kokoaa ja jalostaa asiakastietoa monialaista verkostoyhteistyötä varten.
KunnonSyyni on verkkotyökalu asiakkaan kokonaistilanteen selvittämiseksi.
Tarkoituksena on arvioida palvelutarve, työkyky ja kuntoutustarve. Hajallaan oleva tieto eri sektoreilta kootaan yhteen paikkaan, KunnonSyyniin. Kemijärven
kaupunki tilaajana toimii KunnonSyyni -tietojärjestelmän henkilötietolaissa
(532/99) 10 § tarkoitettuna rekisterinpitäjänä. Tilaaja vastaa rekisteriselosteen
laatimisesta. Saura-säätiö palveluntuottaja pitää Kaupungin laatiman tietosuojaselosteen näkyvillä omalla ilmoitustaululla.
3. Ryhmäpalvelurekisteri Hellewi
Ryhmäpalveluiden osalta asiakassuhteiden hoitamiseen ja tilastointiin käytetään Hellewi -järjestelmän henkilötietorekisteriä. Järjestelmään rekisteröidään vain asiakkuuden, asian hoitamisen ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään. Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä ryhmiin ja jotta osallistujat ja määrä raportoituvat oikein. Rekisterin sisältämiä
asiakastietoja voidaan käyttää palveluntuottajan, hallinnoivien tahojen ja yhteistyökumppanien asiakas- ja tilastotietojen keräämisessä.
4. Kotipalvelu -asiakastietorekisteri
Saura-säätiöllä on käytössä manuaalinen asiakastietojärjestelmä, josta löytyvät
kaikki voimassa olevat palvelusopimukset. Rekisterin tietoja tarvitaan asiakkaille
tarjottavien palveluiden tuottamiseksi ilman arvonlisäveroa. Palvelusopimuskansioita säilytetään lukitussa kaapissa.

Rekisterien tietosisältö

1. Asiakastietorekisteri, PARty -järjestelmä
– etu- ja sukunimet
– henkilötunnus
– osoitetiedot
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– sukupuoli
– äidinkieli
– toimeentulo
– asuminen
– koulutustiedot
– asiakkaan palveluprossiin liittyvät tiedot:
– valmennusjakson tiedot (palvelu, työaika, tavoitteet, sisällöt,
muutokset)
– työmaapäiväkirja
– asiakastapaamiset
– havainnot
– valmennusjakson raportointi
– muu asiakkaan toimenpiteessä tarvittava oleellinen tieto
– seurantatiedot
– valmentajatiedot
– organisaatiotiedot
– tietojen luovuttaminen
2. KunnonSyyni tietojärjestelmä
– asiakkaan henkilötiedot:
– nimi
– henkilötunnus
– osoite
– puhelinnumero
– asiakkaan palveluprosessiin liittyvät tiedot:
– koulutus, ammatti, työura sekä osaaminen
– perhe ja muut sosiaaliset suhteet
– työssä selvitymisen tiedot
– tiedot asiakkuuksista eri palveluissa
– sosiaalisen tilanteen selvityksessä esille tulleet
toimintakykytiedot
– terveystarkastuksesssa ja työkykyarviossa esille tulleet
johtopäätökset ja suunnitelmat verkostoyhjteistyötä varten
3. Ryhmäpalvelurekisteri Hellewi
– etu- ja sukunimi
– henkilötunnus
– osoitetiedot
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– äidinkieli
– kuva-, työ- ja tiedotelupa
– osallistumistieto palveluun
– läsnäolo
– ryhmäkokoontumisen sisältö
4. Kotipalvelu -asiakastietorekisteri
– etu- ja sukunimi, tai yritys ja asema
– henkilötunnus
– sähköpostiosoite
– matkapuhelinnumero
– asiakkaan palvelutarve ja nykyiset palvelut
– kuvaus asiakkaan toimintakyvyn alentumisesta
– laskutustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään asiakkaalta itseltään henkilökohtaisella suostumuksella tai asiakkaan palveluverkostolta ja/tai viranomaiselta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä voidaan kolmannelle osapuolelle luovuttaa vain asiakkaan suostumuksella tai lakiin perustuvalla oikeudella.

1. Valmennusrekisteri, asiakkaan suostumuksella tai lakiin perustuen
– asiakkaalle itselleen hänen kaikki palveluaan koskevat tiedot omasta
pyynnöstä (henkilökohtaisen asioinnin yhteydessä, jolloin tieto luovutuksesta kirjataan järjestelmään tai kirjallisesti)
– lähettävälle ja/tai tilaajataho(i)lle valmennuksen päättyessä yhteenveto
– palveluntilaajalle kuukausittain yhteenveto palvelussa olosta
– asiakkaan palveluverkostolle asiakkaan suostumuksella asiakasohjaustyöryhmässä, aktivointisuunnitelmassa, työllistymistä edistävän
suunnitelman laatimisessa tai muussa asiakasverkostossa asian käsittelyn kannalta tarpeenmukaiset tiedot
– viranomaisille lakiin perusten
– valtakunnalliselle työpajayhdistykselle vuosittaiset tilastointi- ja seurantatiedot (tilastointitiedot ilman yksilötunnisteita)
– säätiön hallitukselle tai kaupungin ohjausryhmälle tilastointi ja seurantatiedot
– KELA-palveluihin osallistuvien tiedot Kelan lainsäädäntöön ja –
ohjeistuksiin perustuen
2. KunnonSyyni tietojärjestelmä
Tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä voidaan kolmannelle osapuolelle luovuttaa vain asiakkaan suostumuksella tai lakiin perustuvalla oikeudella.
Perusteet:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)
Henkilötietolaki 11§, 12§ (523/1999)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 13§, 14§ ja 15§
(812/2000)
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
3. Ryhmäpalvelurekisteri, asiakkaan suostumuksella tai lakiin perustuen
– asiakkaalle itselle
– palvelun tilaajalle
– tarvittaessa asiakkaan palveluverkostolle
– tarvittaessa viranomaiselle
4. Palvelurekisteri
– asiakkaalle itselle
– asiakkaan lähiverkostolle
– viranomaiselle
– tilitoimistolle

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät
Sähköiset ylläpitojärjestelmät: PARty, Hellewi, KunnonSyyni
Manuaalinen aineisto: Paperiasiakirjat
Tietojen säilytystä, arkistointi, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan
Kemijärven kaupungin arkistointisuunnitelman mukaisesti sekä
organisaatiokohtaisen ohjeistusten mukaisesti.
Sähköisten asiakirjajärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat
henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden valvontaan. Käyttöoikeudet
myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen työntekijä hyväksyy tietojen ja
tietojärjestelmien salassapitositoumuksen.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä
valvotaan.

Henkilötietojen säilytysaika
Tietojen säilytyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät
lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen
perusteella.
Pysyvästi säilytetään sosiaalihuollon palveluiden osalta kuukauden 8., 18
ja 28. päivinä syntyneiden asiakkaiden kaikki asiakasasiakirjat ja -tiedot.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Valmennus-, ryhmäpalvelu- ja palvelurekistereihin ovat oikeutettuja ainoastaan ne henkilöt, joilla siihen on työnsä puolesta oikeus. Kaikkia rekisterien käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Valmennus- ja ryhmäpalvelurekistereihin pääsy vaatii lisäksi käyttäjätunnuksen ja salasanan käyttöä ja työaseman ja palvelimen välinen liikenne on suojattu. PARasiakashallintajärjestelmässä sekä KunnonSyyni-järjestelmässä käsittelytapahtumista viedään tieto lokitiedostoon, josta se on tarvittaessa tarkistettavissa.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja
rekisteriin on tallennettu sekä vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää
kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen:
Saura-säätiö sr. / Jukka Hakola
Seminaarinkatu 10
98120 Kemijärvi
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen:
Saura-säätiö sr. / Jukka Hakola
Seminaarinkatu 10
98120 Kemijärvi
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).